Nội thất rời dự án: bảng thông số FF&E cần những gì

FF&E (Furniture, Fixtures & Equipment) là nhóm đồ nội thất và thiết bị chủ yếu có thể di chuyển, không gắn cố định vào kết cấu công trình. Trong dự án Việt Nam, nhóm này thường được gọi là nội thất rời, để phân biệt với nội thất gắn cố định (tủ bếp, tủ âm tường, vách ốp) do đội thi công fit-out thực hiện.

Phạm vi FF&E thông thường gồm:

• Nội thất rời: sofa, ghế, bàn, giường, tủ đầu giường, kệ đứng.
• Hàng trang trí mềm: rèm, gối, thảm, chăn ga (tùy hợp đồng có thể tách thành gói riêng).
• Đèn trang trí rời: đèn bàn, đèn sàn, một số đèn thả.
• Phụ kiện và tác phẩm trang trí: gương, tranh, bình, tượng.

Với khách sạn, nhóm OS&E (đồ dùng vận hành) thường do đơn vị vận hành mua riêng. Ranh giới giữa FF&E, fit-out và OS&E nên được ghi rõ trong phạm vi công việc để tránh trùng hoặc sót hạng mục.

Một bảng thông số nội thất dùng được cho đấu thầu cần đủ thông tin để hai nhà cung cấp khác nhau báo giá cùng một sản phẩm. Bảng dưới đây liệt kê các trường mà đội thiết kế và QS nên điền cho mỗi hạng mục.

Khi các trường này đã đủ, QS có thể chuyển trực tiếp sang bảng khối lượng. Cách viết dòng mô tả khối lượng tương tự với hướng dẫn bóc tách khối lượng BOQ cho rèm, giấy dán tường và thảm.

Mẫu hoàn thiện (gỗ, kim loại, da) và mẫu vải bọc nên được duyệt trước khi xưởng sản xuất, và mã đã duyệt phải ghi trong spec. Màu gỗ, màu kim loại và vân da khó đánh giá qua hình ảnh hoặc màn hình.

• Mẫu hoàn thiện nội thất: các mẫu hoàn thiện gỗ, kim loại và da có thể được cho mượn để đội thiết kế xem tại công trình dưới ánh sáng thật; cần xác nhận với bộ phận kinh doanh của SEAMATER cho từng mẫu.
• Mẫu vải bọc: mẫu vải cắt (swatch) được đặt trong Dự án và có đặt cọc; mẫu không hoàn lại, tiền cọc được hoàn khi đơn hàng được xác nhận.
• Định mức vải: số mét vải mỗi sản phẩm do nhà sản xuất nội thất tính theo khổ vải thực tế (thường 140 cm cho vải bọc), hướng vân và khoảng lặp hoa văn; vải hoa văn lớn tiêu hao nhiều hơn vải trơn. Thông thường cộng thêm 10–15% hao hụt cho vải trơn và nhiều hơn cho vải có hoa văn.
• Ghi vào spec: mã vải, mã màu hoàn thiện, nhà cung cấp và ngày vải phải có mặt tại xưởng, vì xưởng chỉ bắt đầu bọc khi vải đã về.

Tiêu chí chọn vải bọc theo công năng được trình bày trong bài cách chọn vải nội thất và chỉ số Martindale.

Với nội thất rời bằng gỗ tại Việt Nam, rủi ro chính là gỗ co ngót hoặc trương nở theo độ ẩm môi trường, gây nứt mối ghép, cong vênh mặt bàn và kẹt ngăn kéo. Kiểm soát độ ẩm gỗ và chọn đúng loại vật liệu giảm phần lớn các lỗi này.

Độ ẩm và thời gian thích nghi

Gỗ cần được sấy về độ ẩm phù hợp với nơi sử dụng, thông thường trong khoảng 10–14% cho khí hậu nóng ẩm, và được ghi thành yêu cầu trong spec. Hàng sản xuất ở nơi khô (ví dụ nhập khẩu từ vùng khí hậu ôn đới) nên được để thích nghi tại công trình đã có điều hòa vận hành trước khi lắp đặt hoàn thiện. Miền Bắc vào mùa nồm là thời điểm cần theo dõi kỹ.

Gỗ tự nhiên, veneer hay gỗ công nghiệp

Mối ghép

Ghế dùng trong khách sạn và nhà hàng chịu lực ngang lặp lại liên tục. Spec nên yêu cầu mối ghép mộng (mortise and tenon) hoặc chốt gỗ kèm keo, có ke góc gia cố ở khung ngồi, thay vì chỉ dùng vít. Các nguyên tắc chọn vật liệu theo khí hậu được tổng hợp trong bài vật liệu nội thất chống ẩm cho khí hậu Việt Nam; với hạng mục đặt ngoài trời, xem thêm vật liệu nội thất ngoài trời cho khí hậu nhiệt đới.

Mút bọc nên được chỉ định bằng loại và tỷ trọng, kim loại nên được chỉ định bằng mác vật liệu và quy cách lớp phủ. Ghi chung chung như “mút cao cấp” hay “sắt sơn tĩnh điện” khiến các báo giá không so sánh được.

• Mút: mút đàn hồi cao (HR) thường dùng cho mặt ngồi dự án; tỷ trọng mặt ngồi thông thường từ khoảng 35 kg/m³ trở lên để hạn chế lún theo thời gian. Lưng và tay vịn có thể dùng tỷ trọng thấp hơn. Nếu dự án yêu cầu chống cháy cho đồ bọc, ghi rõ tiêu chuẩn thử nghiệm được chấp nhận, ví dụ BS 5852 hoặc CAL TB 117-2013, và yêu cầu chứng nhận gắn với đúng tổ hợp vải và mút.
• Thép: ghi rõ sơn tĩnh điện trên thép đã xử lý bề mặt; ở khu vực ven biển nên cân nhắc nhôm hoặc inox.
• Đồng thau: ghi rõ có phủ lớp bảo vệ (lacquer) hay để tự oxy hóa theo thời gian, vì hai lựa chọn cho bề mặt rất khác nhau sau vài tháng. Với bề mặt mạ PVD, ghi rõ mã màu và yêu cầu chịu mài mòn theo dữ liệu nhà sản xuất.

Quy trình duyệt nội thất rời dự án thông thường đi qua sáu bước, mỗi bước có một tài liệu được ký duyệt. Bỏ qua bước mẫu thử là nguyên nhân thường gặp dẫn tới sửa hàng loạt.

1. Bảng thông số (spec sheet): đơn vị thiết kế phát hành, kèm hình ảnh tham chiếu và bản vẽ phác.
2. Bản vẽ gia công (shop drawings): nhà sản xuất triển khai mặt cắt, mối ghép, kích thước chi tiết; thiết kế kiểm tra và ký duyệt.
3. Mẫu vật liệu và mẫu thử (prototype): duyệt mẫu hoàn thiện gỗ, vải, kim loại; với khách sạn, thường duyệt một sản phẩm mẫu hoàn chỉnh hoặc phòng mẫu (mock-up room).
4. Sản xuất hàng loạt: chỉ bắt đầu sau khi mẫu thử được ký duyệt, kèm biên bản ghi các điểm cần chỉnh.
5. Kiểm tra chất lượng (QC): kiểm tra tại xưởng trước khi xuất hàng, đối chiếu với mẫu đã duyệt về kích thước, màu, độ ổn định khung.
6. Giao hàng, lắp đặt và nghiệm thu: hàng được lắp tại công trình; đội dự án nghiệm thu theo mã hạng mục và lập danh sách lỗi (snag list).

Thời gian của từng bước nên được đưa vào tiến độ tổng. Cách tính ngược từ ngày bàn giao được trình bày trong bài lập kế hoạch thời gian đặt hàng vật liệu nội thất.

Đặt nội thất khách sạn đòi hỏi độ bền, khả năng lặp lại và tuân thủ tiêu chuẩn thương hiệu cao hơn nhà ở; nội thất nhà ở ưu tiên tính cá nhân và linh hoạt thay đổi. Sự khác biệt thể hiện rõ ở cách viết spec.

Với khách sạn, nên yêu cầu lưu hồ sơ mã vật liệu để đặt bổ sung khi cần thay thế.

SEAMATER hỗ trợ ở giai đoạn tìm kiếm, chỉ định và yêu cầu báo giá, không thay thế vai trò thiết kế. Các hỗ trợ cụ thể gồm:

• Tìm kiếm nội thất rời, gồm cả nội thất ngoài trời, theo công năng, vật liệu và phong cách, kể cả tìm bằng hình ảnh.
• Đặt mẫu trong Dự án: mẫu vải cắt có đặt cọc, mẫu hoàn thiện nội thất có thể được cho mượn.
• Xem vật liệu trực tiếp tại showroom Bonario, nơi đóng vai trò Material & Spec Center.
• Gom hạng mục, số lượng vào một Dự án và gửi yêu cầu báo giá.

Trên SEAMATER, tài khoản đã đăng ký xem được thời gian sản xuất (lead time) và tồn kho theo từng sản phẩm; tài khoản trade đã xác minh xem thêm giá.